Piattaforme per eventi digitali: cosa sono davvero (e come si sceglie quella giusta)

Una piattaforma per eventi digitali non è la pagina dove parte il video. Il video è la parte facile, ed è pure intercambiabile. La piattaforma è tutto il contorno: chi entra e come, cosa regge quando le persone sono 500 nello stesso minuto, dove finiscono i dati quando l’evento è finito. Chi la sceglie guardando il player sta comprando la parte sbagliata.

Il video è la parte facile

Quando qualcuno cerca «una piattaforma per eventi», nella testa ha uno schermo con un video dentro. Normale, è la parte che si vede. Ed è, siamo onesti, la parte facile: un flusso audio-video oggi te lo serve chiunque.

Nella nostra piattaforma la sorgente video è intercambiabile per scelta. Può essere un CDN video che regge i grandi numeri, uno streaming server in cloud, un mp4/h264 pre-registrato che mandi come se fosse live, o persino il feed di un tool da riunione ripescato dentro l’evento. La chiami «sorgente pluggable»: il player non ti lega a una tecnologia, e il giorno che serve un’altra sorgente la cambi senza rifare l’evento.

Se il pezzo intercambiabile è il video, allora il video non è la piattaforma. La piattaforma è quello che gli sta intorno. E quello intorno è dove un evento riesce o «è andato».

Cosa è dominio della piattaforma, e cosa è «contorno»

Qui serve un disegno mentale, ed è lo stesso che facciamo ai clienti quando ci chiedono «ma cosa mi state vendendo, di preciso».

Da una parte ci sono i sistemi che hai già: il portale aziendale, l’SSO con cui la tua gente fa login ovunque, le web application, il CRM, l’e-learning, le landing e i sistemi di mailing. Roba tua, che vive per conto suo. Chiamalo il contorno.

Dall’altra c’è quello che la piattaforma fa nascere per l’evento e governa lei: un API wrapper che parla con i tuoi sistemi legacy, così l’iscritto non è un doppione da inserire a mano ma arriva dal tuo CRM e ci torna; una waiting area e una login page interna, l’anticamera controllata da cui le persone entrano invece di un link pubblico che gira per mail; un anonymizer, quando l’evento deve raccogliere comportamenti senza schedare le persone; il motore di sessioni utente e analytics, che misura chi c’era e cosa ha fatto senza chiedere un secondo login; e sotto tutto, il bilanciamento del carico.

Questa è l’area gialla: il dominio della piattaforma. Il resto è contorno con cui la piattaforma si integra, non roba che la piattaforma sostituisce. Non stai comprando un player, stai comprando il pezzo che si mette tra i tuoi sistemi e il tuo pubblico. Se quel pezzo non parla coi tuoi sistemi e non regge il tuo pubblico, il video più bello del mondo non ti salva.

Le funzioni che questo dominio deve avere, casella per casella, le abbiamo messe in una checklist da portare in trattativa: la piattaforma per eventi digitali in 8 punti.

Reggere il numero: perché la scalabilità non è un dettaglio

C’è un momento in cui una piattaforma per eventi si distingue da uno strumento da riunione, ed è sempre lo stesso: quando entrano tutti insieme.

La nostra gira su cloud elastico, e ogni richiesta passa da un load balancer che la smista su N server diversi a seconda di quanti partecipanti massimi ti aspetti. Dettaglio che conta più di quanto sembri: i bilanciatori sono due, separati, uno per i contenuti e la logica dell’evento e uno per il video. Così un picco sul flusso video non ti fa cadere le chat, i sondaggi, i login, e viceversa. Un attrezzo nato per le riunioni non è costruito così, e infatti sopra un certo numero comincia a singhiozzare.

Il perché uno strumento da riunione non regge un evento vero, anche quando «tecnicamente funziona», lo abbiamo scritto per esteso: general purpose o purpose-built.

Dove finiscono i dati (e perché è la domanda che salva l’evento)

Un evento che finisce e non ti lascia niente è un costo, non un investimento. La differenza la fa dove vanno i dati.

Con l’API wrapper verso i tuoi sistemi, l’iscritto entra dal tuo CRM e ci ritorna con quello che ha fatto: a quali sessioni è stato, cosa ha chiesto, quanto è rimasto. L’analytics dell’evento vive dentro la piattaforma e non ti obbliga a un secondo login o a un export da incollare a mano. E se usi l’SSO aziendale, la persona entra con le sue credenziali di sempre e tu non ti ritrovi a custodire l’ennesima lista di password.

È la casella che in demo nessuno mette in prima fila e che decide se l’evento ti lascia una lista tua o solo un ricordo. È anche il punto in cui una piattaforma smette di essere un’isola e si aggancia al resto della tua azienda. Come si collega davvero ai sistemi che hai già, anche quelli vecchi, lo abbiamo scritto qui: piattaforme per eventi e integrazione con i sistemi aziendali.

E la sicurezza?

Domanda giusta, e di solito fatta male. «Ma i dati? ma la sicurezza?» è una preoccupazione legittima e spettacolarmente generica: il lucchetto verde nel browser ce l’hanno tutti.

Le cose che contano davvero sono altre, e le tocchiamo qui in due righe: tutto in HTTPS, niente da installare sul dispositivo di chi partecipa (ogni plugin da scaricare è una superficie d’attacco in più, e una fila di iscritti persi sulla soglia), sviluppo su linee guida OWASP e penetration test fatto da un terzo a intervalli regolari, non «ci fidiamo», lo verifica qualcuno che non siamo noi. Le domande di sicurezza vere da fare a un fornitore le abbiamo raccolte a parte: sicurezza delle piattaforme per eventi.

«Piattaforma eventi virtuali»: cosa cerca davvero chi la cerca

Nel 2020 sono nate millemila piattaforme per eventi virtuali. Nel 2022-23 ne restava una manciata. Le altre erano esercizi di stile sull’onda di un’esigenza in cui quel provider non aveva mai creduto davvero.

Chi oggi cerca «piattaforma eventi virtuali» non vuole il certificato di morte della fiera virtuale del 2021. Vuole sapere cosa di quel mondo funziona ancora: lo stand come raccolta contatti asincrona, il catalogo che resta online, le sessioni on-demand come contenuto e non come registrazione buttata lì. Le tre cose che reggono le abbiamo isolate: eventi virtuali, cosa è sopravvissuto al 2021. E se metà pubblico è in sala e metà da casa, non è virtuale: è ibrido, un mestiere con regole sue (la guida agli eventi ibridi).

Proprietaria o in abbonamento?

Qui la scelta si fa filosofica, e conviene essere schietti perché siamo parte in causa.

Un abbonamento lo accendi domani e ci lavori. Una piattaforma proprietaria costa di più da mantenere, ma la pieghi al tuo evento invece di piegare il tuo evento a lei. Non c’è una risposta giusta per tutti: c’è la risposta giusta per quanto è particolare il tuo evento, e per quanto ti serve che parli coi tuoi sistemi.

La nostra la sviluppiamo in casa dal 2016 (progettiamo eventi digitali, webinar ed eventi ibridi B2B dal 2012). Non perché «di più è meglio»: perché mettiamo alto focus dove le aziende faticano da sole, l’execution dell’evento online, e teniamo tutto il resto aperto verso mailing, sito, landing, CRM e SSO. Il valore non è avere mille funzioni. È fare bene il proprio mestiere e integrarsi col resto.

Un esempio che ci portiamo dietro, senza fare nomi: un grande portale di eventi aveva integrato quattro piattaforme diverse. Oggi ne resta una. Non la più ricca di funzioni. Quella che il suo mestiere lo faceva davvero, e si incastrava con tutto il resto senza farsi pregare.

Cosa c’è oltre la piattaforma: chi la guida

Il software lo comprano in tanti. L’evento che non sembra una riunione lo fanno in pochi, perché la differenza non è nel pannello: è in chi lo guida mentre va in onda.

Oltre alla piattaforma, un evento digitale serio vuole regia professionale, prove con i relatori prima della diretta, supporto in tempo reale, break-out senza far uscire nessuno dalla piattaforma, traduzione simultanea con un clic, e il report dell’attenzione senza chiedere un secondo login. Sono le cose che non trovi in una prova gratuita di 14 giorni. Se la domanda è diventata «ok, ma per il mio evento chi la guida», la piattaforma di Primo Round e chi ci sta ai comandi li trovi qui.

Domande frequenti