Event Manager & PCO

Abbastanza da leggere un preventivo e accorgersi di cosa manca: modelli degli apparati invece di «audio professionale» generico, numero di tecnici, tempi di montaggio, trasporti. Non serve saper cablare, serve saper contestare: i segnali rossi di un preventivo gonfiato partono quasi tutti da voci non dettagliate.

Partendo dal dimensionamento, non dal totale. Un kick-off in sala fino a 100 persone sta tra 5.000 e 10.000 €, una convention da 300+ persone con regia broadcast tra 12.000 e 25.000 €, un congresso con streaming e LED wall tra 35.000 e 60.000 €. Un totale unico senza voci è il primo motivo per cui un budget salta a metà progetto.

Tre famiglie di domande: competenza (chi c’è in squadra, cosa ha già fatto, quali apparati porta), conformità (GDPR e accessibilità, con la responsabilità che resta dell’organizzatore) e gestione degli imprevisti (backup di connessione, microfoni di scorta, chi decide in regia). Il sopralluogo gratuito prima del preventivo definitivo è la verifica più rapida della serietà.

Una persona sola, individuata prima, a cui rispondono regia e fornitore. Il pre-flight check un’ora prima serve esattamente a questo: si verificano audio e microfoni di scorta, sorgenti video e backup, preset luci, encoder e connessione, e si stabilisce chi chiama i cambi. Le decisioni prese in emergenza senza una catena chiara si vedono in sala.