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Service, ibrido, presenza, WiFi, accessibilità: tutto quello che serve per un evento che funziona davvero. Con i costi reali e gli errori più comuni da evitare — detti chiari.

I dossier di questo argomento

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Le domande di questo tema

Non so se il preventivo audio-luci-video è gonfiato Mi hanno chiesto molto di più per lo stesso service dell’anno scorso Come faccio a sapere se mi stanno dando i microfoni giusti? Metà sala e metà da remoto: come li tengo insieme? Il pubblico online si annoia e si scollega a metà L’accoglienza all’ingresso è un collo di bottiglia: si forma una coda di mezz’ora Il WiFi si pianta appena entrano tutti Devo far votare 300 persone dal telefono e ho paura che salti la rete Lo streaming va a scatti o si blocca, ma il service mi dice che è colpa della location

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Domande frequenti

Di quante parti è fatto un evento aziendale?

Cinque, e sono i cinque dossier di questo argomento: il service audio video luci con i suoi costi, gli eventi ibridi, gli eventi in presenza, il WiFi dedicato e l’accessibilità. Non sono capitoli separati: il formato che scegli decide la regia, la regia decide la banda, e l’accessibilità va progettata prima, non aggiunta dopo.

Conviene fare l’evento in presenza, ibrido o solo online?

Dipende da cosa deve produrre. La presenza serve quando contano networking e brand experience, che online non si replicano. L’ibrido serve quando i due pubblici devono esistere nello stesso momento, e ha un costo: 15.000-30.000 € per un evento piccolo, 30.000-65.000 € per uno medio con regia a tre camere. Il solo online regge quando il contenuto è verticale e breve.

Cosa va deciso prima di chiedere un preventivo?

Formato, numero di persone, sala e data. Senza questi il fornitore tira a indovinare su accessi mezzi, alimentazione elettrica e geometria della sala, e il preventivo che ricevi non è confrontabile con nessun altro. Il sopralluogo va chiesto prima della firma e va scritto in preventivo come voce esplicita.

Di chi è la responsabilità dell’accessibilità e dei dati dei partecipanti?

Dell’organizzatore, non del fornitore. Sui dati la titolarità resta di chi organizza anche quando la piattaforma è di terzi. Sull’accessibilità il riferimento tecnico è la norma EN 301 549 con le WCAG 2.1 AA, e dal 28 giugno 2025 l’European Accessibility Act ha esteso l’obbligo a molti servizi digitali privati.

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