Noleggio luci per eventi: cosa ti serve davvero (e cosa è teatro)

Il noleggio luci per un evento aziendale serve prima di tutto a una cosa: far vedere bene chi parla, in sala e in camera. La scenografia viene dopo. Un convegno ha bisogno di luce sul palco, di un fondale che non spenga lo schermo e di una ripresa pulita se c’è una diretta. Tutto il resto è una scelta, e va pagata sapendo che è una scelta.

Un convegno non è una pièce teatrale

Chiedi un preventivo luci per una convention e spesso ti torna un elenco da spettacolo: teste mobili, effetti, fumo, una console da concerto. Fa bella figura nel rendering. In sala, per sei ore di relatori, quasi tutto resta spento o fa la stessa cosa dall’inizio alla fine.

Il motivo è semplice, e l’illuminotecnica lo dà per scontato da sempre. A teatro la luce racconta: cambia a ogni scena, isola un attore, costruisce un’atmosfera. In un evento aziendale la luce lavora per chi parla e per chi guarda, sia in sala sia da casa. Deve rendere leggibile un volto, dare un minimo di profondità al palco e non disturbare lo schermo. Sono tre compiti precisi, e si pagano. Il resto si decide caso per caso, e va chiamato col suo nome: scenografia.

Diciamolo contro il nostro interesse di fornitori: una premiazione con musica e momenti di spettacolo la scenografia luminosa la merita. Un’assemblea di soci no. Il problema nasce quando il preventivo non distingue le due cose e ti vende la seconda al prezzo della prima.

I tre lavori che la luce fa in un evento

Prima dei nomi dei fari, conviene sapere cosa devono fare. In un evento parlato la luce ha tre lavori, in ordine di importanza.

• La luce sul relatore. Frontale e un po’ laterale, abbastanza da far vedere il viso senza accecarlo. È l’unica obbligatoria: senza, il relatore è una sagoma davanti a uno schermo luminoso. Ne parliamo per esteso in luce sul relatore o luce scenografica.
• La luce di palco e di sala. Stacca il palco dal fondo, dà profondità, tiene la platea in una penombra che non addormenta. È quella che fa sembrare curato un evento anche senza effetti.
• La scenografia. Colori, movimenti, cambi di atmosfera per un’apertura, una premiazione, un momento musicale. È un’opzione: bella quando serve, inutile quando accompagna un bilancio trimestrale.

Se un preventivo ti spiega come copre il primo lavoro prima di elencare gli effetti del terzo, sei già in buone mani.

Spot e wash, in due righe

Sono le due parole che trovi in ogni preventivo luci, e raramente qualcuno te le spiega. Lo spot è un fascio stretto e definito: illumina un punto preciso, con un bordo netto, e serve a isolare qualcosa. Il wash è un fascio largo e morbido: riempie un’area in modo uniforme, senza bordi, e serve a lavare di luce il palco o il fondale.

In un evento aziendale il wash fa gran parte del lavoro, perché il relatore si muove e il palco va coperto in modo uniforme. Lo spot entra quando c’è un momento da isolare. E c’è un dettaglio che cambia i conti: molti proiettori moderni fanno entrambe le cose, con uno zoom e un filtro diffusore. La stessa testa diventa spot o wash a seconda di come la regoli. Il ragionamento completo, filtri compresi, è in spot e wash: la differenza, e quando servono.

Quante luci servono

La domanda che ci fanno più spesso ha una risposta che ai venditori di ferro piace poco: dipende da quanto è grande il palco, da quanti relatori ci stanno sopra e da cosa deve vedere la telecamera, molto più che dalla sala. Un palco piccolo con un leggio si illumina bene con pochi punti luce messi al posto giusto. Un palco largo con un panel di cinque persone chiede di coprire tutta la fila in modo uniforme, altrimenti chi siede in fondo al tavolo sparisce.

Il sovradimensionamento, sulle luci, ha una forma riconoscibile: tante teste mobili che per tutto l’evento restano ferme sulla stessa posizione. Le paghi come macchine da spettacolo e le usi come fari fissi. Lo vediamo spesso nei preventivi che ci chiedono di confrontare. Come si dimensiona davvero, per tipo di evento, lo trovi in quante luci servono davvero a un evento.

Luce e ripresa: perché la diretta dipende dalla sala

Se l’evento va anche in streaming o viene registrato, la luce diventa un pezzo della regia video. La telecamera vede molto meno dell’occhio: quando la sala è buia alza il guadagno per compensare, e l’immagine si riempie di rumore. Poi la compressione dello streaming fa il resto, perché il rumore è proprio la cosa che comprime peggio. Risultato: in sala l’evento sembrava curato, nella diretta sembra girato in cantina.

Per questo la luce sul relatore non si decide dopo aver scelto le telecamere. Si decide insieme. Quante camere servono e dove vanno lo abbiamo spiegato in quante telecamere servono a un evento live; la luce è ciò che rende utili quelle camere.

Luci, fondale e schermi: chi sporca chi

Un palco aziendale ha quasi sempre uno schermo alle spalle del relatore. E qui luci e proiezione si pestano i piedi. Una luce che finisce sullo schermo lo schiarisce e gli toglie contrasto: su un LED wall si nota poco, su una proiezione debole la slide si scolora. Le barre LED e i par da fondo sala, messi per dare atmosfera, fanno lo stesso lavoro al contrario: accendono il fondale proprio dove dovrebbe stare il nero dello schermo.

La soluzione non è spegnere tutto. È progettare luci e schermo insieme: tagliare la luce frontale perché non tocchi lo schermo, scegliere colori di fondo che non si mangino il contrasto e, prima ancora, sapere quanto è luminoso il proiettore che la location ti mette a disposizione. È un tema che merita un pezzo a sé: il proiettore della location e cosa controllare in sopralluogo. Se invece stai ancora scegliendo fra schermo e proiezione, parti da LED wall o videoproiettore.

Cosa chiedere nel preventivo luci

Come per l’audio e per il LED wall, due preventivi luci per lo stesso evento possono stare uno al doppio dell’altro senza che nessuno stia barando. Cambia cosa c’è dentro. Queste sono le domande che separano un elenco di fari da un servizio:

• Come è coperto il relatore? Quali fari, da che posizione, e se il palco è coperto in modo uniforme anche quando si sposta.
• C’è una ripresa? Se sì, la luce va tarata sulle camere, non solo sull’occhio.
• Dove finisce la luce rispetto allo schermo? Una risposta vaga qui è il segnale che nessuno ha pensato a luci e proiezione insieme.
• Quanto della lista è scenografia? Ha senso per il tuo evento, o è lì per riempire il rendering?
• Chi la regola durante l’evento? Un tecnico in regia per tutta la durata, o luci accese al mattino e lasciate così.

La logica è la stessa che applichiamo all’intero service: la trovi nella guida al service audio, video e luci e nell’articolo su quanto costa un service AVL.

Approfondimenti del cluster

• Spot e wash: la differenza, e quando servono a un evento aziendale
• Quante luci servono davvero a un evento
• Luce sul relatore o luce scenografica: cosa è obbligatorio e cosa no
• Il proiettore della location: cosa controllare in sopralluogo

Domande frequenti

Fonti

• Wikipedia – Illuminotecnica
• Wikipedia – Guadagno (elettronica)