Il preventivo non è il costo: i quattro numeri che nessuno mette in conto

Due preventivi sulla scrivania. Uno costa 4.800 €, l’altro 6.000 €. La riunione dura otto minuti e finisce come finiscono tutte: si prende quello che costa meno, perché è l’unico numero che entrambi i documenti dichiarano.

Il problema è che quel numero non è il costo dell’evento. È il costo di quello che il fornitore ti fattura. Tutto il resto — le ore della tua squadra, il tempo che si perde il giorno stesso, quello che succede se qualcosa si rompe in diretta — esiste, si paga, e non compare da nessuna parte.

Questo pezzo non serve a dirti quale formula scegliere. Serve a farti fare il conto giusto, quello che dopo ti permette di scegliere da solo.

I quattro costi che non stanno nel preventivo

Sono sempre gli stessi quattro, in qualunque evento, e hanno la brutta abitudine di crescere insieme: più fornitori metti in campo, più tutti e quattro salgono.

1. Le ore della tua squadra. Ogni fornitore in più è una persona interna che lo coordina. Su un evento medio sono 10-20 ore di project management nelle quattro settimane precedenti — allineare i fornitori tra loro, fissare le prove tecniche, rispondere alle mail. A 80 € di costo aziendale orario fanno 800-1.600 €. Non li vedi perché li paghi in stipendi che pagheresti comunque, ma sono ore che quella persona non ha dedicato ad altro.
2. L’assestamento del giorno stesso. Un flusso di lavoro rodato parte. Uno nuovo si assesta: un’ora, due, di prove che si allungano e sorprese di configurazione. Sono 300-500 € di slittamento — e se l’evento è in diretta a orario fisso, non è denaro, è programma che salta.
3. Il rischio operativo. È il costo che quasi nessuno prova a scrivere, e l’unico che vale più di tutti gli altri messi insieme. Su un flusso non collaudato la probabilità che qualcosa vada storto in diretta sta ragionevolmente tra il 10 e il 15%. Su un evento da 30.000 € sono 3.000-4.500 € di valore esposto. Non è una perdita certa: è il prezzo della scommessa che stai facendo senza averla dichiarata.
4. Il coordinamento a valle. Il girato arriva grezzo. Trasformarlo in clip, video on-demand e materiale riusabile richiede a sua volta ore di coordinamento fra chi ha ripreso e chi pubblica — e se non erano d’accordo prima, il materiale che serve spesso non è stato girato.

Il caso svolto: due fornitori invece di uno

Prendiamo l’esempio più frequente, quello dello studio noleggiato senza squadra tecnica, con il proprio videomaker a coprire il resto. Sulla differenza tra le due formule e sul perché regia live e produzione video siano due mestieri diversi c’è un pezzo dedicato: qui interessa solo il conto.

Quello che entrambi i preventivi dichiarano:

Quello che nessuno dei due dichiara:

Il fornitore unico, nello stesso scenario, sta a 6.000-10.000 € dichiarati con il rischio operativo a carico suo. La forbice fra i due totali resta, ma non è più quella che sembrava in riunione: la differenza si è ribaltata mentre nessuno la stava guardando.

Come si scrive il rischio in un numero

La parte che fa alzare le sopracciglia è la terza riga. Mettere una percentuale su qualcosa che può non succedere sembra un artificio contabile. Non lo è: è esattamente ciò che fa un premio assicurativo, e nessuno lo considera un artificio.

Il metodo è banale. Stimi cosa vale l’evento — non quanto costa, quanto vale: la pipeline che deve generare, la presenza di un cliente importante in sala, l’annuncio che ci hai appeso. Poi ti chiedi con che probabilità un flusso mai provato in quelle condizioni produce un guasto visibile. Moltiplichi. Il numero che esce non serve a spaventare nessuno: serve a rendere confrontabili due preventivi che scaricano il rischio su soggetti diversi.

E chiarisce una cosa che in riunione si dice male: pagare di più un fornitore unico non è comprare più servizio, è comprare meno rischio. Se l’evento è piccolo e ripetuto, quel rischio te lo puoi tenere. Se in sala c’è il consiglio di amministrazione, no.

Le domande che fanno emergere i costi nascosti

Vanno fatte a tutti i fornitori in gara, con le stesse parole, prima di confrontare i totali.

• «Cosa non è incluso in questo preventivo e mi servirà comunque?» — La domanda più produttiva che esista, e quasi nessuno la fa. Connettività ridondante, piattaforma di streaming, ore di prova: se si pagano a parte, il totale che stai confrontando non è un totale.
• «Quante ore chiedete alla nostra squadra, e in quali settimane?» — Un fornitore che ha già lavorato in quella configurazione risponde con un numero. Uno che non c’è mai stato risponde «poche, ci coordiniamo».
• «Chi è il punto di contatto unico se qualcosa si rompe in diretta?» — Se la risposta contiene più di un nome, il rischio operativo è tuo. È il modo più rapido per capire dove finisce la terza riga della tabella.
• «Esiste una formula intermedia?» — Molti fornitori la offrono e non la propongono: lo spazio o l’attrezzatura più alcune figure tecniche di casa a supporto della tua squadra. È spesso il punto giusto per chi vuole tenersi il proprio team senza scoprire il giorno dell’evento che nessuno conosce quell’impianto.
• «Avete già fatto un evento come il nostro? Posso vederlo?» — Un fornitore serio ha un portfolio. Il primo evento in una configurazione nuova lo paghi tu, e conviene saperlo prima.

Quando il conto premia davvero il fai-da-te

Non sempre il fornitore unico vince, e sostenerlo sarebbe disonesto. Il conto si ribalta in tre casi, e sono casi riconoscibili.

Quando il formato è ricorrente e la tua squadra ha già lavorato in quella configurazione: l’assestamento è già stato pagato una volta e non si ripaga, il rischio scende, le ore di coordinamento crollano perché tutti sanno già cosa fare. Quando l’evento non è in diretta: se si registra e si monta dopo, il rischio operativo quasi sparisce, ed è lì che il team interno o il videomaker di fiducia lavorano meglio di chiunque. E quando l’azienda ha una struttura di produzione vera, con un flusso di streaming consolidato: allora non stai coordinando due fornitori, ne stai coordinando uno.

Fuori da questi tre casi, il preventivo più basso è quasi sempre il più caro. Non perché il fornitore ti stia ingannando: perché ti sta quotando la sua parte, e la tua parte la stai dimenticando tu.

Se vuoi che i costi nascosti li mettiamo in fila insieme sul tuo prossimo evento, parliamone — e se stai partendo da zero sul dimensionamento tecnico, la guida al service audio video luci è il posto da cui cominciare.

Domande frequenti