Ultimo aggiornamento: 16 Agosto 2026 — di Marco Regazzo
OTTO CRITERI, SETTE DOMANDE E TRE MODELLI DI PREZZO
Si sceglie una piattaforma webinar partendo dal tipo di evento e dal pubblico, non dalla lista delle funzioni: se gli spettatori sono esterni o interni, quanti sono, se il brand in scena deve restare il tuo, se i dati di iscrizione devono finire nel tuo CRM e se durante l’evento serve qualcuno in regia. Qui sotto trovi gli otto criteri che spostano davvero il risultato — in ordine di quanto ti costano se li sbagli — le sette domande da fare in demo e i tre modelli di prezzo su cui si vince o si perde il budget.
La domanda sbagliata è «qual è la migliore»
Ogni confronto fra piattaforme webinar comincia allo stesso modo: una tabella con le spunte verdi, tre colonne, quaranta righe. È rassicurante, sembra rigorosa, e non decide niente — perché tutte le piattaforme in commercio spuntano quasi tutto.
La domanda giusta, amico mio, non è qual è la migliore. È: cosa succede il giorno dell’evento se questa cosa non funziona? Le funzioni si assomigliano tutte finché stanno in una slide. Si differenziano alle 14:58 di un martedì, con trecento persone in attesa e un relatore che non riesce a entrare.
Il resto di questa pagina è scritto per rispondere a quella domanda lì.
Gli 8 criteri, in ordine di quanto ti costano se sbagli
- Chi è il pubblico: interno o esterno. È il bivio che decide tutto il resto. Con l’aula interna il tool aziendale che hai già va benissimo. Con un pubblico esterno cambiano insieme tre cose: la barriera d’ingresso, il brand e la proprietà dei dati.
- Come si entra. Se per partecipare bisogna installare qualcosa, una parte degli iscritti non entrerà: nelle grandi aziende l’app sbatte contro VPN, firewall e permessi IT, e chi trova un blocco non chiama l’assistenza — chiude la scheda. Il conto lo trovi qui: quanti iscritti perdi con «scarica l’app per partecipare».
- Di chi è il brand in scena. Il logo che il tuo pubblico guarda per un’ora è un asset. Se è quello del fornitore, l’hai regalato: perché il tuo brand viene prima.
- Di chi sono i dati di iscrizione. Chi possiede la pagina di registrazione possiede la lista. Non è un dettaglio contrattuale: è la differenza fra un evento che alimenta il tuo CRM e un evento che alimenta quello di qualcun altro. Vedi pagina di registrazione e ownership.
- Se esiste una regia, o solo una webcam. Cambio inquadratura, grafiche, contributi video, un secondo relatore che entra pulito. È qui che un webinar smette di sembrare una riunione — e si decide nei primi tre minuti, non nella qualità dello streaming.
- Cosa succede quando qualcosa si rompe. Non se. Quando. Chi risponde, in quanto tempo, e soprattutto: c’è una persona in cabina di regia mentre sei in onda, o c’è un ticket? La lista delle mine: 7 problemi webinar di cui non tieni conto.
- Cosa resta dopo. Registrazione scaricabile, capitoli, sottotitoli, dati di visione per singolo spettatore. Un webinar che finisce quando finisce è metà del valore che hai pagato.
- Che numeri ti restituisce. Non «quanti si sono iscritti»: quanti hanno finito, dove si sono staccati, chi ha cliccato la call to action. I quattro che contano davvero: il vero ROI di un webinar formativo.
I primi quattro criteri sono strutturali: se li sbagli non li recuperi con la produzione. Dal quinto in poi si recupera lavorando meglio — ma si paga in ore.
Le 7 domande da fare in demo
La demo è una recita: la fa una persona brava, su una connessione buona, davanti a un pubblico finto. Non serve a capire se il prodotto funziona. Serve a capire come reagisce chi te lo vende quando gli fai una domanda scomoda.
- Posso entrare da browser, senza installare niente, anche da rete aziendale sotto VPN?
- Il player e la pagina di registrazione possono avere solo il mio logo, o resta anche il vostro?
- I dati degli iscritti li esporto quando voglio, in che formato, e verso quale CRM in automatico?
- Durante l’evento chi c’è in regia dalla vostra parte, e con che tempo di risposta?
- Cosa succede se il relatore perde la connessione a metà? Fatemelo vedere adesso.
- Il prezzo cambia se il pubblico raddoppia il giorno prima?
- Mi date il contatto di un cliente con un evento simile al mio?
Le risposte che devono metterti in guardia: «dipende dal piano» ripetuto tre volte; un’integrazione CRM che esiste «tramite Zapier»; l’assistenza «via ticket, H24» quando la domanda era chi c’è in regia; e — la peggiore — «non è mai successo».
Confessa che l’avevi già sentita.
Come leggere il prezzo prima di firmare
Tre modelli, tre modi diversi di farsi male.
- Per posto (per-seat). Paghi la capienza. Sembra economico finché l’evento non funziona: il successo ti presenta il conto. Chiedi sempre cosa succede se superi la soglia il giorno stesso.
- Per evento. Il costo è chiaro e legato al risultato, ma va confrontato a parità di cosa c’è dentro: regia, prove tecniche, assistenza in diretta e post-produzione quasi ovunque sono voci separate.
- Canone annuale. Conviene sopra una certa frequenza. Sotto, stai finanziando eventi che non farai.
Il costo che nessuno mette in preventivo è il quarto: le ore delle tue persone. Una piattaforma che richiede due prove tecniche per ogni relatore costa più di una che non ne richiede nessuna, anche se in fattura costa meno.
Quando NON ti serve una piattaforma dedicata
Qui giochiamo contro il nostro interesse, ed è giusto dirlo: in parecchi casi lo strumento che hai già basta. Aula interna, pubblico che ti conosce già, nessun obiettivo commerciale — è una riunione lunga, trattala come tale e tieniti i soldi. I casi precisi stanno qui: quando NON usare Zoom o Teams per un webinar.
Se invece il pubblico è esterno e l’evento deve vendere qualcosa — anche solo la tua credibilità — il conto del «gratis» arriva dopo, e non è in fattura: quanto costa davvero un webinar gratis. Per il confronto tecnico fra i due mondi: general purpose o purpose-built.
Domande frequenti
Qual è la migliore piattaforma per webinar?
Non esiste in assoluto. Esiste la più adatta a quel tipo di evento: pubblico interno o esterno, numero di spettatori, quanto conta il brand e se i dati di iscrizione devono restare tuoi.
Serve una piattaforma a pagamento per fare un webinar?
No, se il pubblico è interno e l’obiettivo è informativo. Sì, quando l’evento è rivolto all’esterno e deve produrre contatti qualificati.
Quanto costa una piattaforma webinar?
Dipende dal modello — per posto, per evento o canone — più le voci che quasi sempre stanno fuori dal listino: regia, prove, assistenza in diretta, post-produzione.
Posso usare Zoom o Teams per un webinar esterno?
Puoi. Ma sono nati per le riunioni: il brand in scena è il loro, la barriera d’ingresso è l’app da installare, e i dati restano dove stanno.
Come faccio a capire se un fornitore è serio?
Dalle risposte alle sette domande qui sopra, e da una cosa sola: se ti chiede l’obiettivo dell’evento prima di mandarti il listino.
In due righe
Non si sceglie una piattaforma. Si sceglie cosa sei disposto a gestire da solo il giorno dell’evento — e la piattaforma è la conseguenza. Noi la nostra la sviluppiamo in casa dal 2016, quindi prendi questa pagina per quello che è: la griglia che useremmo anche se poi scegliessi qualcun altro.
→ La nostra piattaforma per webinar ed eventi digitali B2B
→ Se ti serve prima la definizione: cos’è un webinar
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