Cos’è un webinar?
Quando un webinar funziona davvero nel B2B: le tre modalità, la durata che regge, come si sceglie la piattaforma e i primi tre minuti in cui si decide se restano.
Un webinar è un evento formativo o informativo trasmesso online, in diretta o on-demand, in cui un relatore presenta contenuti a un pubblico che può interagire tramite chat, sondaggi e sessioni di domande e risposte. Il termine unisce le parole «web» e «seminar».
Nel B2B un webinar efficace dura tra i 45 e i 60 minuti, gira su una piattaforma dedicata e serve a generare contatti qualificati, non solo a informare. Qui sotto trovi le tre modalità (live, on-demand, simulive), le fasi di produzione e come si sceglie la piattaforma.
C’è poi la parte che nessuna guida ti dice, e che abbiamo imparato sul campo: un webinar non si vince sulle slide e nemmeno sulla piattaforma. Si vince, o si perde, nei primi tre minuti. Se l’audio gracchia, il video si impianta o la regia sbaglia lo stacco, il pubblico ha già chiuso la scheda. E non torna indietro.
In Primo Round i webinar li progettiamo dal 2016 su una piattaforma nostra, sviluppata in casa. Quando la pandemia li ha resi obbligatori e in due settimane abbiamo convertito ottanta eventi dal vivo in altrettanti eventi online, quella scelta ha fatto la differenza tra reggere e improvvisare. La lezione è arrivata tutta insieme: la tecnologia è la variabile meno raccontata e più decisiva. Il software lo scelgono tutti; la messa in onda la sa reggere in pochi. È lì, e non nel logo della piattaforma, che si decide se il tuo sarà «un altro webinar» oppure «il webinar di quel brand».
In questa guida
Cos’è un Webinar, come funziona e a cosa serve.
- Cos’è. Un seminario online: uno o più relatori presentano a un pubblico collegato da remoto. A differenza di una call, ha una scaletta, un pubblico uno-a-molti e un obiettivo preciso.
- Come funziona. Ci si iscrive da una pagina di registrazione, si entra dal browser all’orario stabilito, si segue la presentazione e si interviene con chat, Q&A e sondaggi. Al termine restano registrazione, slide e i dati di partecipazione.
- A cosa serve. Nel B2B, a tre cose: formare clienti e rete vendita, generare contatti qualificati, posizionarsi come riferimento su un tema. Serve a poco se è «una call con più gente dentro».
Modalità webinar: diretta, on-demand e ibrido
Ci sono tre modalità principali con cui si eroga un webinar:
- Diretta (live): il relatore trasmette in tempo reale. Il pubblico interagisce via chat, Q&A e sondaggi durante la sessione.
- On-demand: la registrazione viene caricata su piattaforma dopo la diretta. L’utente la fruisce quando vuole, aumentando la reach totale.
- Simulive (da simulated live): un webinar preregistrato va in onda a un orario fissato come se fosse in diretta, con chat e Q&A gestiti dal vivo da relatore o moderatore. Mantiene l’urgenza e l’interazione senza ripetere la produzione. Non va confuso con il simulcast, che è la trasmissione simultanea dello stesso live su più canali (piattaforma + LinkedIn + YouTube), né con l’evergreen (o automated), che è un registrato riproposto a ciclo continuo o su richiesta, senza interazione dal vivo.
La scelta tra le tre modalità dipende dall’obiettivo di marketing (urgenza = diretta, scala = on-demand), dalla complessità tecnica e dal budget di produzione.
Non sai se ti serve un webinar, un evento digitale o un evento ibrido? Li mettiamo a confronto qui.
Quali sono le fasi di un Webinar?
- Accedi. Collegarsi al webinar fa già parte dell’esperienza del webinar stesso: ad esempio, una landing page di accesso personalizzata permetterà una registrazione più agevole, e in linea con lo stile grafico in cui ci si immergerà a partire dal go live dell’evento.
- La presentazione. In linea col programma, ogni webinar prevede una presentazione da seguire, con un numero variabile di slides, spiegate da un relatore.
- L’interazione. Domande, richieste di approfondimento, curiosità da soddisfare: il bello del webinar è proprio il networking che si crea, anche a distanza!
La pagina di registrazione è il primo pezzo dell’esperienza: dove atterra chi si iscrive dice già che evento sarà.
Ricorda che iniziare un webinar e trovarsi subito con problemi di connessione, audio che salta, indicazioni sbagliate dalla regia e così via non è mai piacevole. Ed è, purtroppo, abbastanza frequente.
Dato che è fondamentale approfondire questo aspetto, ne abbiamo parlato in una serie di articoli dedicati.
La qualità del servizio è il primo aspetto a cui pensare, perché è la prima cosa che il pubblico nota e quella che decide se resta o se ne va.
Come registrare un Webinar
Registrare un webinar vuol dire decidere cosa registrare, dove, e per farne cosa. In ordine:
- Registrazione nativa della piattaforma. Quasi tutte le piattaforme (la nostra, Zoom Webinars, Teams) registrano in cloud con un clic: è il minimo, e per un webinar interno basta. Attiva la registrazione prima dell’inizio, non a diretta partita, e verifica dove finisce il file e chi può scaricarlo.
- Registrazione di regia (program feed). Quando il webinar rappresenta il brand, si registra il segnale che esce dalla regia, in locale e in alta qualità, indipendente dalla piattaforma: è il master da cui nascono replay e clip, e non dipende dalla banda della diretta.
- Tracce separate (ISO). Per la post-produzione conviene avere relatori, slide e audio su tracce distinte: si rimonta, si tagliano gli inciampi, si sottotitola. Chiedilo al service prima, non dopo.
- Consenso e privacy. Avvisa che si registra (nella pagina di iscrizione e all’inizio), decidi se chat e domande del pubblico entrano nel replay e conserva il file nel rispetto della tua informativa.
- Dopo la diretta. Pulisci i primi minuti e le pause, aggiungi sottotitoli, pubblica il replay (libero o dietro form: qui i numeri per decidere) e ricava le clip per i social.
Se vuoi il quadro completo su come attirare clienti con i webinar, dalla registrazione al follow-up, lo trovi nella nostra guida gratuita. La dotazione tecnica per farlo bene, quando il webinar conta davvero, la mettono a disposizione i professionisti del settore eventi.
Piattaforma Webinar: quale scegliere?
Siamo onesti, anche contro il nostro interesse. Se il tuo webinar è interno, occasionale, venti persone che già ti conoscono, uno strumento gratuito basta e avanza: pagare una piattaforma professionale, lì, vuol dire solo sovradimensionare. La piattaforma seria serve quando il webinar rappresenta il tuo brand davanti a clienti e prospect: un lancio, una formazione di alto profilo, una convention. In quei casi l’esperienza standard, identica a quella di chiunque altro, non è un risparmio. È un’occasione persa.
Quando il brand deve venire prima, tre cose fanno la differenza tra la nostra piattaforma e gli strumenti nati per riunioni:
- Totalmente modellabile sulla tua identità: non un cambio-logo, ma l’ambiente intero.
- Sviluppata in casa dal 2016: la pieghiamo sulle tue esigenze, invece di adattarti alle sue.
- Web-based: chi partecipa non scarica nulla, entra dal browser.
Sopra ci mettiamo quello che nessun software ti dà da solo: regia professionale, prove con i relatori, supporto tecnico in tempo reale durante la diretta, break-out room senza far uscire nessuno dalla piattaforma, traduzione simultanea con un clic e analytics tracciati senza login aggiuntivi.
Quindi la domanda giusta non è «quale piattaforma scelgo?». È: «questo webinar deve vendere il mio brand, o deve solo trasmettere un’informazione?». Dalla risposta dipende se stai per spendere il giusto o per buttare via dei soldi. Mandaci l’obiettivo del tuo evento: ti diciamo quale delle due strade ti serve, anche quando la risposta è «quella gratis».
E se il dubbio è proprio lo strumento l’abbiamo affrontato di petto: quando NON usare Zoom o Teams per un webinar (e i casi in cui invece bastano).
Come rendere un Webinar interessante
Qui gira il consiglio più inutile del settore: «coinvolgi il pubblico». Grazie. Il punto è come. E la verità onesta è che l’interazione non si improvvisa a webinar iniziato: si progetta prima. Un sondaggio piazzato nel momento giusto, una domanda che obbliga a rispondere, una scaletta che lascia respiro al Q&A valgono più di qualunque «appuntamento social».
Ma nessuna di queste leve funziona se sotto c’è una regia che perde un pezzo. Prima la tecnica tiene in piedi l’evento; poi i contenuti lo rendono memorabile. Mai il contrario.
E vale la pena sapere quanto poco venga usato quello che si compra: la partecipazione attiva reale, i sondaggi per sessione e il costo di mettere il replay dietro un form li trovi in funzioni interattive dei webinar: quante se ne usano davvero.
Come fare un Webinar efficace
Quando si organizzano webinar per aziende, non va mai perso di vista l’obiettivo ultimo, che di solito si traduce in:
- raggiungere clienti
- aumentare la visibilità del brand
- integrare il webinar nelle strategie di marketing
- fare lead generation
Un evento di successo funziona solo se la consulenza webinar ha rispettato il settore, fatto le analisi giuste, prima e dopo, e trasformato questo strumento potente in un’occasione per far crescere ancora di più il business dell’azienda.
Quindi l’unica risposta plausibile alla domanda Come fare un Webinar efficace? è sempre e solo rivolgersi a chi sviluppa e gestisce piattaforme per organizzare webinar. Per lavoro da anni.
Prima ancora della diretta c’è però la partita delle iscrizioni, che quasi nessuno gioca fino in fondo: quando si iscrive davvero la gente, quale mail rende di più e quanti iscritti si presentano poi sul serio lo raccontiamo in come migliorare il ciclo di promozione del webinar.
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Domande frequenti sui webinar
Cosa significa webinar?
Webinar è la fusione di «web» e «seminar»: è un seminario che si tiene online. Uno o più relatori presentano a un pubblico collegato da remoto, che interviene con domande, sondaggi e chat. A differenza di una semplice call, ha una scaletta e un obiettivo preciso.
Come funziona un webinar?
Ci si registra tramite una landing page, si accede all’orario stabilito e si segue la presentazione del relatore, interagendo con chat, Q&A e sondaggi. Può svolgersi in diretta, on-demand (registrato) o simulive (preregistrato, mandato in onda a orario fisso con chat e Q&A dal vivo).
Che differenza c’è tra un webinar e una videochiamata?
Una videochiamata è uno scambio paritario tra pochi partecipanti; un webinar è un evento uno-a-molti, con relatore, scaletta, materiali e spesso centinaia di collegati. Richiede regia, piattaforma dedicata e un obiettivo di business.
Quanto deve durare un webinar?
Nel B2B la durata più efficace è tra i 45 e i 60 minuti: abbastanza per dare valore, non troppo da perdere l’attenzione. Dipende però dall’obiettivo: i formati di lead generation più brevi (20-30 minuti) funzionano quando il contenuto è molto verticale.
Qual è la differenza tra webinar live e on-demand?
Il live va in onda in tempo reale e crea urgenza e interazione diretta; l’on-demand è la registrazione fruibile quando si vuole, che amplia la reach. Il simulive unisce i due: un preregistrato mandato in onda a orario fisso, con chat e Q&A dal vivo. «Simulcast» è un’altra cosa: lo stesso live trasmesso su più canali insieme.
Che differenza c’è tra una piattaforma webinar gratuita e una professionale?
Con strumenti gratuiti si organizza un webinar «base», uguale a quello di tutti. Le piattaforme professionali aggiungono personalizzazione, funzioni di lead generation, assistenza tecnica e regia: la differenza si vede sulla qualità percepita e sui contatti raccolti.
Cosa serve per organizzare un webinar aziendale?
Una piattaforma affidabile, una regia che gestisca audio/video e imprevisti, una connessione dimensionata sull’evento e un piano di follow-up per i contatti. La parte tecnica è ciò che decide se il pubblico resta o abbandona.
Cos’è un webinar con attestato?
È un webinar formativo che, al termine, rilascia ai partecipanti un attestato di partecipazione o completamento. È usato per corsi, formazione e crediti, e richiede il tracciamento di presenza e completamento.
Approfondimenti sui webinar
Nel dossier · 15 pezzi
